Krajowy System e-Faktur - jak wystawiać fakturę?

Czym jest KSeF?

KSeF to centralna platforma informatyczna administrowana przez Ministerstwo Finansów. Umożliwia ona wystawianie, odbieranie oraz długoterminowe przechowywanie faktur. Wszystkie dokumenty przybiorą jednolity format cyfrowy. Będą one określane jako faktury ustrukturyzowane, co oznacza ich ścisłe dostosowanie do standardu XML.

KSeF służy zatem jako platforma pośrednicząca w rozliczeniach między kontrahentami. Odpowiada również za nadawanie unikalnych identyfikatorów oraz weryfikację poprawności wprowadzanych danych. To znacząco podnosi poziom bezpieczeństwa w relacjach biznesowych.

Kto musi korzystać z KSeF?

Obowiązek stosowania Krajowego Systemu e-Faktur zostanie wprowadzony stopniowo, a docelowo obejmie wszystkich podatników VAT realizujących transakcje w segmencie B2B. Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z platformy stanie się obowiązkowe dla podatników, którzy w 2024 roku osiągnęli obrót przekraczający 200 milionów złotych. Z kolei od 1 kwietnia 2026 roku wymóg ten obejmie również pozostałych podatników VAT. Przedsiębiorcy, którzy nie dotrzymają ustalonych terminów, muszą liczyć się z konsekwencjami w formie kar finansowych. Będą one nakładane od 1 stycznia 2027 roku.

Jak przygotować firmę do korzystania z KSeF?

Zanim stosowanie KSeF stanie się obowiązkowe, należy zadbać o to, by żadne przeszkody techniczne lub formalne nie uniemożliwiły swobodnego korzystania z platformy. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą logowanie będzie wymagało autoryzacji przy pomocy profilu zaufanego bądź kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Z kolei podmioty niebędące osobami fizycznymi muszą używać kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Jednocześnie mają możliwość wyznaczenia osoby do reprezentowania swojej firmy. W takiej sytuacji konieczne jest złożenie zawiadomienia ZAF-WA do Urzędu Skarbowego.

Program do fakturowania KSeF wymaga dodatkowej weryfikacji, aby sfinalizować proces integracji. W przypadku aplikacji firmly odbywa się to poprzez intuicyjny kreator tokenu autoryzacyjnego. Cała operacja nie powinna zająć więcej niż kilka minut.

Przedsiębiorcy obsługiwani przez zewnętrzne biura rachunkowe powinni też zadbać o przydzielenie odpowiednich uprawnień swoim księgowym. Można to zrobić w sekcji „Uprawnienia” na platformie KSeF. Wystarczy utworzyć tam nową pozycję, a następnie wprowadzić dane firmy lub osoby, z którą Państwo współpracują.

Jak wysłać fakturę do KSeF korzystając z aplikacji firmly?

Program do fakturowania z KSeF to najwygodniejsze rozwiązanie służące prowadzeniu księgowości zgodnie z nowymi wytycznymi. Na wyróżnienie w tej materii zasługuje aplikacja firmly, która cechuje się niezawodnością, funkcjonalnością oraz intuicyjną obsługą. Poniżej znajdą Państwo instrukcję przedstawiającą proces wystawiania faktur krok po kroku:

1. Na początek należy zalogować się na swoje konto w aplikacji firmly.
2. W menu proszę rozwinąć sekcję "Moje faktury". Tam trzeba wybrać opcję "Wystaw fakturę", a następnie "Faktura VAT".
3. Po pojawieniu się kreatora można przystąpić do wprowadzenia danych kontrahenta. Nie trzeba wpisywać ich wszystkich samodzielnie. Wystarczy podać NIP, a następnie skorzystać z opcji automatycznego pobrania reszty danych z systemu GUS.
4. Po wprowadzeniu danych klienta należy podać nazwę oraz wartość towaru lub usługi. Do dyspozycji są też pola na dodatkowe opisy.
5. Proszę upewnić się, że wszystkie dane zostały poprawnie wprowadzone. To bardzo istotne, ponieważ dalsza edycja nie będzie możliwa po wysłaniu faktury.
6. Gdy dokument zostanie uzupełniony, można włączyć wygodny podgląd, a także pobrać fakturę w formacie PDF albo XML. To powinno ułatwić proces sprawdzania.
7. Po wnikliwym zweryfikowaniu poprawności wszystkich danych należy kliknąć opcję "Wyślij do KSeF".
8. Program niezwłocznie skieruje dokument do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.
9. KSeF dokona sprawdzenia otrzymanej e-faktury. Jeśli weryfikacja przebiegnie pomyślnie, dokument uzyska unikalny numer KSeF. Wówczas otrzymają Państwo Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
10. Na tym etapie faktura zostaje uznana za wystawioną zgodnie z wymogami, a zatem będzie figurować ze statusem „Wysłana do KSeF” na koncie firmly. W tym samym czasie odbiorca powinien już widzieć dokument u siebie w systemie. Wszystkie swoje faktury można przeglądać w sekcji "Moje faktury". Znajduje się tam również pełny zakres informacji o ich bieżącym statusie.

Program do fakturowania z KSeF – niezawodny sprzymierzeniec w dobie cyfryzacji

Na pierwszy rzut oka przystosowanie do zmieniających się zasad może wydawać się wymagające. Sumienne przygotowanie i wdrożenie właściwych narzędzi znacząco ułatwia jednak odnalezienie się w nowych realiach. Niezastąpionym rozwiązaniem w tej materii okazuje się aplikacja firmly. Jej przejrzysty interfejs, automatyzacja różnych funkcji oraz stały dostęp do wszystkich dokumentów sprawiają, że cały proces wystawiania i wysyłania faktur staje się bardzo intuicyjny.

Jeżeli chcą Państwo dowiedzieć się jeszcze więcej na temat nadchodzących zmian, warto rzucić okiem na poradniki KSeF. Na następującej stronie internetowej można znaleźć wiele wyczerpujących materiałów z konkretnymi wskazówkami: https://jpk.info.pl/.